Laporan Teknikal 1

 

Bagi mempertingkatkan keberkesanan dan kecekapan Pengurusan Sumber Manusia (PSM), kerajaan telah berusaha dengan menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) terkini.Oleh itu, melalui usaha ini, Projek Sistem Maklumat PSM atau ‘Human Resource Management Information System’ (HRMIS) telah dilaksanakan sebagai salah satu daripada projek perintis kerajaan iaitu Aplikasi Kerajaan Elektronik.

Pelaksanaan Projek HRMIS meliputi dua Fasa iaitu Fasa 1 melibatkan pembangunan dan pelaksanaan aplikasi HRMIS.Manakala Fasa 2 adalah peluasan pelaksanaan HRMIS ke seluruh agensi sektor awam. Projek HRMIS yang bermula pada 12 April 1999 telah mengalami penambahbaikan proses sumber manusia dan diikuti dengan pembangunan aplikasi HRMIS. Fasa 1 pula kini dapat digunakan aplikasi HRMIS untuk diperluaskan pelaksanaanya ke seluruh sektor awam. 

  Objektif Sistem HRMIS 

Segala kerja yang berkaitan dengan Projek Sistem Maklumat (PSM) perlulah dilakukan dengan secepat yang mungkin bagi memastikan maklumat yang diperolehi dapat disimpan ke dalam sistem HRMIS dengan selamat.Maklumat yang disimpan juga dapat di perbaiki sekiranya terdapat kesalahan pada maklumat tersebut. Diantara objektif yang terdapat dalam system HRMIS adalah seperti berikut :

a) Menyumbang ke arah perwujudan persekitaran ‘pape-less’. 

b) Membangunkan maklumat sumber manusia yang bersepadu dan kemaskini bagi tujuan perancangan sumber manusia yang berkesan.

c) Proses-proses operasi PSM dapat dijalankan dengan menggunakan kaedah mengautomasikan proses tersebut.

d) Membolehkan perancangan tenaga kerja dan penentuan saiz perkhidmatan awam yang berkesan melalui maklumat PSM yang lebih lengkap.

e) Menyediakan satu sistem maklumat sumber manusia yang terbuka dan fleksibel serta kemaskini bagi memenuhi keperluan pengurusan di pelbagai peringkat agensi.

f) Penyelarasan proses-proses sumber manusia dan capaian yang berkesan selain memudahkan komunikasi dan integrasi secara ‘horizontal’. 

   Ciri-Ciri Sistem HRMIS 

Aplikasi HRMIS telah dibangunkan dengan ciri-ciri utama yang mesra pengguna yang membolehkan penggunaan sistem tanpa had yang dapat menyelaraskan penyimpanan maklumat ke dalam sistem. Selain itu, ciri-ciri ini adalah sistematik dan selamat di gunakan oleh pengguna.       

  I.            Dipacu Oleh Proses (Proses Driven)Aplikasi HRMIS telah dibina untuk melalui proses yang dipacu kepada PSM sektor awam. Ini bermakna pengemaskinian data dalam pangkalan data HRMIS adalah dilakukan secara langsung melalui transaksi proses yang dijalankan.   

   II.       Perhubungan Di Antara Tiga Komponen DataPenggunaan data dalam HRMIS adalah berasaskan tiga komponen data iaitu data peribadi, data perjawatan dan data transaksi. Setiap proses PSM menggunakan data perjawatan dan data peribadi sebagai teras bagi melaksanakan sesuatu transaksi. Seterusnya pengemaskinian pangkalan data dilakukan berdasarkan transaksi berkenaan.  

 III.  Kemudahan Layan DiriMelalui kemudahan layan diri yang disediakan, pegawai dapat melaksanakan, antara lain perkara-perkara berikut :

i.        Mengemaskini rekod peribadi
ii.      Memohon dan menyemak cuti rehat
iii.    Mengemukakan tuntutan
iv.    Memantau prestasi kerja
v.      Memohon kursus yang bersesuaian
vi.    Membuat penilaian kompetensi
vii.  Memohon pertukaran

     IV.            Berasaskan WebHRMIS telah dibangunkan berasaskan web (web-based) dan boleh dicapai melalui internet.Walaubagaimanapun, berdasarkan polisi keselamatan kerajaan semua aplikasi di bawah Projek Kerajaan Elektronik perlu menggunakan rangkaian EG*Net.    

  V.             Integrasi Antara Fungsi - Fungsi Sumber ManusiaFungsi-fungsi PSM telah diintegrasikan bagi memanfaatkan konsep “single   entry, multiple users” supaya data/maklumat daripada sesuatu modul boleh diguna oleh modul-modul lain.  

 VI.            Perkongsian IlmuDasar PSM dan pekeliling/peraturan yang disimpan dalam Modul Penerbitan Web dan Modul Pangkalan Ilmu dapat dikongsi di kalangan pengguna bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran mengenai dasar PSM serta perkembangan semasa.

VII.            Dasar/Peraturan Sumber Manusia Dimasukkan Dalam SistemDasar dan peraturan PSM ‘business rules’ telah dibina dalam aplikasi HRMIS. 

Kebaikannya adalah seperti berikut:

i.        Verifikasi proses dilakukan pada ‘point of entry’.

ii.      Semakan kelayakan pegawai dilakukan secara automatik.

iii.Semakan yang berulang oleh pengurus/pentadbir sumber manusia dikurangkan.VIII.         

VII.           Keselamatan dan Aliran Kerja (Workflow)

Setiap senibina teknikal HRMIS dan rekabentuk aplikasinya telah dijamin maklumat dan keselamatan capaian di mana sebarang tambahan pindahan atau pemansuhan data tidak dapat dilakukan tanpa kebenaran pihak yang bertanggungjawab.Di samping itu proses-proses PSM dipermudahkan melalui penetapan aliran kerja mengikut peranan dan tanggungjawab pegawai berkenaan.

     Modul / Submodul Aplikasi HRMIS 

Fungsi-fungsi PSM dalam HRMIS adalah dilaksanakan melalui 14 modul HRMIS seperti berikut : 

Bil	MODUL	SUBMODUL
1.	Data peribadi	I.            Pengurusan rekod peribadi dan profil perkhidmatan     II.            Perisytiharan harta
2.	Data penjawatan	-
3.	Perolehan sumber manusia	I.            Penentuan keperluan tenaga manusia jangka pendek     II.            Pembangunan pelan tindakan  III.            Pengambilan pemilik kompetensi  IV.            Pertukaran pemilik kompetensi     V.            Penyediaan pemilik kompetensi untuk pelaksanaan tugas
4.	Pengurusan prestasi	I.            Selenggara rancangan prestasi dan penilaian prestasi     II.            Pengesahan dalam perkhidmatan  III.            Laporan nilaian prestasi tahunan
5.	Pengurusan kerjaya	-
6.	Penilaian kompetensi	I.            Penilaian kompetensi     II.            Penilaian tahap kecekapan
7.	Pembangunan	I.            Pengajian     II.            Program pembangunan kompetensi
8.	Pengurusan komunikasi dan tatatertib pekerja	I.            Pengurusan tatatertib     II.            Kaunseling  III.            Pengurusan perhubungan majikan / pekerja
9.	Penamatan perkhidmatan	-
10.	Pengurusan saraan, faedah dan ganjaran	I.            Pengurusan pinjaman     II.            Pengurusan tuntutan dan pendahuluan diri  III.            Pengurusan cuti  IV.            Pengurusan biasiswa     V.            Pengurusan perubatan  VI.            Imbuhan tahunan VII.            Pengurusan saran VIII.            Pengurusan gaji

Jadual 1 : Modul / Submodul Aplikasi HRMIS

  1.   Proses Kerja Memasukkan Maklumat Peribadi Anggota 

1.      Masuk kedalam laman web sistem HRMIS iaitu www.hrmisone.hrmis.gov.my

2.      Isikan nombor “Id Pengguna” dan “Kata Laluan” untuk masuk ke dalam sistem HRMIS dan klik ‘hantar’. 

Rajah 1: ID & Kata Laluan

 

Langkah 1

Klik pada ‘pentadbiran sistem’ 

 

Langkah 2

Klik “Data Sejarah” untuk masuk ke dalam sistem HRMIS seperti dipaparkan.

Langkah 3

Klik “Pengurusan Saraan Faedah & Ganjaran”. Aplikasi tersebut akan keluar seperti rajah dibawah.

Langkah 4

Untuk masuk ke dalam laman utama permohonan cuti, klik “Pengurusan Cuti” untuk mengemaskini maklumat cuti kakitangan

 
Langkah 5

Klik “Maklumat GCR” untuk mengemaskini maklumat cuti.

Untuk mengisi maklumat GCR perlu rujuk pada buku perkhidmatan kerajaan anggota untuk melihat nombor kad pengenalan untuk dimasukkan pada no.KP Polis / Tentera.Isikan nombor kad pengenalan dan klik teruskan.

Klik pada radio button.Kemudian klik pada tarikh mula.

 
 

Klik pada jenis cuti dan pilih cuti rehat dan klik teruskan.

 
Sekiranya terdapat sebarang kesilapan terhadap maklumat GCR, maklumat tersebut boleh dibetulkan dan disimpan.

Klik pada nombor 2 untuk mengetahui tahun terakhir dikemaskini cuti tahunan anggota.Klik “Tambah” untuk melengkapkan GCR yang masih belum di kemaskini.

 

Pada bahagian ini perlu ditukarkan tahun mengikut tahun yang belum direkod. Kemudian masukkan cuti dibawa dari tahun lepas  (A), kelayakan tahun semasa (B), cuti diambil dan gantian cuti rehat (GCR). Maklumat boleh dirujuk pada buku perkhidmatan kerajaan.Kemudian klik simpan.
 
 

(B)  Kelayakan cuti rehat tahun terkini
(C)  Jumlah semua cuti rehat (A) + (B) = (C)

 
Rajah 3.2.4: Maklumat Dari Buku Perkhidmatan Kerajaan

Lengkapkan maklumat GCR yang masih belum lengkap dan klik “Simpan” sekiranya maklumat yang telah dikemaskini dibuat.Maklumat boleh dikemaskini dengan mudah dan disimpan dengan selamat.
 

Langkah 6

Pergi semula ke laman hadapan HRMIS.Klik pada pengurusan saraan faedah dan ganjaran.
 

Langkah 7

Klik pada pengurusan cuti.
 

Langkah 8

Klik pada kelayakan cuti.

 
Langkah 9

Klik pada selenggara kelayakan cuti.

Kemudian masukkan nombor kad pengenalan anggota, dan klik ‘teruskan’. Kemudian klik pada ‘radio button’ pada nama yang dipaparkan. Klik tahun kelayakan dan ditukarkan kepada tahun yang belum direkod.Kemudian klik teruskan. Bagi tahun yang belum direkod tidak akan ada maklumat yang direkod.. Oleh itu perlu klik tambah untuk masukkan rekod.

 
Klik pada kelayakan dan piih cuti kerana perubatan, klik pada jenis cuti dan pilih cuti sakit awam atau cuti sakit swasta.Segala maklumat cuti sakit boleh rujuk pada buku perkhidmatan kerajaan anggota.Klik bil hari kelayakan cuti, untuk cuti sakit awam jumlah kelayakan adalah 90 hari dan untuk cuti sakit swasta pula jumlah kelayakan adalah 15 hari.Masukkan jumlah cuti yang telah diambil dan kliksimpan.

 
Setelah selesai kemaskini maklumat cuti sakit perlu dimasukkan pula maklumat cuti rehat. Untuk maklumat cuti rehat, klik pada sejarah cuti. Masukkan nombor kad pengenalan, tarikh mula seperti di maklumat GCR tadi.Kemudian klik teruskan. Apabila dipapar cuti yang telah direkod sebelum ini,klik pada terakhir untuk melihat cuti yang telah direkod. Bagi cuti yang belum direkod klik tambah.

Klik pada tahun dan pilih tahun yang belum direkod. Kemudian klik pada tarikh awal cuti untuk 

masukkan cuti rehat. Setelah siap klik simpan

 
 
 
   Faedah HRMIS

a) Peningkatan Kepuasan Pengguna

       I.            Sistem yang mesra pengguna.
    II.            Mengurangkan aktiviti manual yang bertindih.
   III.           Pengguna dapat menyemak status setiap transaksi yang dibuat  

b) Proses-Proses PSM Yang Bersepadu dan Diperkemaskan 

i. Fungsi PSM dalam aplikasi HRMIS telah mengambil kira unsur-unsur 

c)Pangkalan Data PSM Yang Berpusat Dan Bersepadu

       I.            Maklumat asas PSM seperti skim perkhidmatan, polisi, pekeliling dan garis
    II.            Pengumpulan maklumat secara berpusat memudahkan urusan penganalisisan 
 
    Komen dan Cadangan

Saya sebagai salah seorang pelajar praktikal yang di tempatkan dan ditugaskan merekod cuti di HRMIS saya ingin mencadangkan agar sistem HRMIS dipertingkatkan tidak berlaku sebarang gangguan ketika menggunakan sistem HRMIS ini kerana sepanjang berada di unit HRMIS sering berlaku masalah teknikal disebabkan ‘line’yang tidak berapa bagus. Selain itu, pihak yang bertanggungjawab dalam menguruskan sistem HRMIS sentiasa mengambil tindakan segera sekiranya berlaku gangguan teknikal terhadap sistem HRMIS supaya kerja yang dilakukan lebih sistematik.

   Kesimpulan

            Kesimpulannya, sistem HRMIS adalah sangat penting bagi semua kakitangan kerajaan kerana ianya sangat membantu dan memudahkan pekerja untuk mengemaskini segala maklumat peribadi hanya dengan menggunakan sistem. Selain itu, kakitangan juga boleh mengemaskini rekod pengisytiharan harta, kursus-kursus yang disertai menggunakan sistem ini sebelum disahkan Pengenalan Kepada Sistem ‘Human Resources Management Information System’ (HRMIS)