Laporan Teknikal 2

          

BAB 2: UNIT PENGUATKUASAAN MARIN

 2.1 REKOD SURAT FAKS DI DALAM BUKU SURAT MENYURAT

 2.1.1 Pengenalan

           Surat faks adalah suatu surat yang diterima oleh jabatan atau agensi lain untuk memberi maklumat yang terkini. Ia juga dapat memudahkan proses kerja untuk menyemak minit fail atau bersedia dengan program yang bakal diadakan bagi kakitangan Jabatan Kastam. Setiap jabatan haruslah mempunyai satu unit mesin faks untuk menerima dan menghantar surat faks. Di samping itu, setiap jabatan atau unit hendaklah menyediakan satu buku untuk merekod surat faks di dalam buku tersebut bagi catatan dan semakan pegawai atasan. 

Surat faks yang telah di rekod di dalam buku haruslah di simpan di dalam satu fail untuk semakan pegawai atasan.

                        Rajah 1       

                                                    

                                                                                          

  

                  Rajah 2

                                                           

 2.1.2 Proses kerja

 a)      Menerima surat faks yang telah dikirim dari agensi atau jabatan lain di tempat      

      mesin faks yang telah disediakan.

 b)      Memberi kepada penyelia untuk di baca dahulu sebelom direkodkan.

 c)      Menggunaan pen berwarna merah dan hitam untuk merekod maklumat 

      surat faks di dalam buku daftar surat menyurat.

 d)     Penyelia menerangkan secara ringkas cara untuk merekod surat faks di 

     dalam buku daftar surat menyurat.

 e)      Selepas itu, mengisi maklumat surat faks di dalam buku daftar surat 

      menyurat mengikut langkah yang telah diajar oleh penyelia.

 f)       Membawa buku daftar surat menyurat kepada Tuan Khairil Anuar bin Ismail 

     sebagai Penguasa Kastam Penguatkuasaan Marin untuk dicop dan

     ditandatangan sebagai tanda pengesahan penerimaan surat faks yang telah

     direkodkan.

 g)      Meletakkan kembali buku daftar surat menyurat di tempat asal supaya 

      mudah digunakan oleh pegawai lain untuk merekod surat faks yang 

      akan masuk nanti.
  

2.2 MEREKOD MINIT FAIL

 2.2.1 Pengenalan

 Satu folder yang didaftar dalam mana kandungannya disusun dengan cermat dan sistematik. Ia juga suatu proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama.

Proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila di perlukan. Sistem ini juga dapat melicinkan dan melancarkan proses organisasi. Dengan adanya sistem fail maka sesuatu rekod itu mudah untuk dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa yang banyak.

                          Rajah 3

 2.2.2 Proses kerja

 a)      Membaca terlebih dahulu isi kandungan surat dengan cermat dan semak

      perkara utama dalam surat.

 b)      Surat yang telah dibaca dicop tarikh terima pada ruang yang kosong.

 c)      Menyemak klasifikasi fail bagi mennetukan tajuk fail dan nombor rujukan fail.
 

d)     Menulis nombor kandungan di penjuru kanan surat sebagai tanda urutan 

      surat diterima dan direkod.

 e)      Kandungan surat hendaklah direkodkan di dalam kertas minit  bagi

      tujuan kawalan pada peringkat dokumen.

 f)       Menggunakan pen berwarna hitam dan merah ketika mengisi maklumat.

 g)      Catatkan nombor rujukan fail bagi memudahkan kakitangan memasukkan 

      minit tersebut ke dalam fail jika keciciran. Helaian nombor dicatatkan di 

      kedua-dua muka kertas minit.

 h)      Menebuk lubang pada setiap surat yang telah dibaca.

 i)        Masukkan tali hijau dan kertas minit di dalam fail.

 j)        Menysuun semula fail di bilik fail mengikut turutan abjad supaya mudah

      untuk dicari semula ketika hendak digunakan nanti.
 

2.3 MEMBUAT SEKATAN JALAN RAYA

 2.3.1 Pengenalan

 Sekatan jalan raya adalah operasi bagi menyekat jalan raya secara sementara bagi mengawal lalu lintas di jalan raya. Sekatan jalan raya disebabkan oleh beberapa faktor iaitu :

Ø  Pembinaan jalan
Ø  Penutupan jalan tertentu
Ø  Lencongan jalan
Ø  Memburu jenayah
Ø  Mengesan rompakan
 

 Sekatan jalan raya biasanya dilakukan oleh pihak polis,Jabatan Pengangkutan Jalan atau pun pihak kastam untuk tujuan pemeriksaan keselamatan dan barang yang dibawa. Ia juga diadakan semasa dalam peperangan dan biasanya dikawal oleh tentera. Kadang-kadang, sekatan jalan raya juga turut diadakan oleh pihak polis bagi mengawal rusuhan.

                                                               

                  Rajah 4      

                                                            

               Rajah 5               

                                               

2.3.2 Proses Kerja

a)      Jam 8.30 pagi berkumpul di hadapan pejabat unit penguatkuasaan marin di Kampung Acheh.

 b)      Mendengar taklimat ringkas dari pegawai kanan kastam iaitu Encik Lee See Pang

c)      Mengambil barang-barang yang perlu digunakan ketika hendak

     membuat sekatan jalan raya.

 d)     Bergerak ke lokasi sekatan iaitu di hadapan UniKL.

 e)      Menyediakan kawasan sekatan dengan meletakkan papan tanda sekatan.

 f)       Para pegawai kastam memakai baju kalis warna untuk melakukan sekatan.

 g)      Menahan beberapa kenderaan berat yang membawa  muatan seperti 

      besi, tilam, ais, makanan sejuk, ayam, dan sebagainya secara rawak.

 h)      Memeriksa barang yang dibawa oleh pemandu.
 

i)        Menyemak dokumen yang dibawa oleh pemandu untuk mengenal pasti jenis

      barang yang dibawa, berat muatan dan mengesahkan bahawa barang yang 

      dibawa adalah barang yang dibenarkan.

 j)        Meminta pemandu menyerahkan kad pengenalan untuk direkodkan di

      dalam buku sebagai catatan lanjut.
 

2.4 PELUPUSAN BOTOL DAN TIN ARAK YANG DIRAMPAS

 2.4.1 Pengenalan Minuman keras seperti arak adalah bende yang dilarang dijual sesuka hati. Botol atau tin arak yang dibawa masuk hendaklah mendapat pengesahan dan kebenaran dari pihak kastam dan imigresen untuk membawa masuk ke dalam negara ini. Minuman keras yang dibawa masuk tidak boleh dijual di kedai-kedai runcit kerana minuman keras berada di bawah Akta Kastam 1967 (235). Botol atau tin arak yang dibawa masuk tanpa pengesahan pihak kastam dan imigresen akan dirampas kerana tidak membayar cukai.

Kerajaan juga telah menetapkan jenis-jenis arak yang boleh dibawa masuk dan dijual di dalam negara untuk tujuan perniagaan.

                                                           

                         Rajah 6

 2.4.2 Proses kerja

 a)      Membawa semua botol dan tin arak yang dirampas ke tempat lapang.

 b)      Botol arak kaca diletakkan di atas kain tebal ketika hendak dipecahkan.

 c)      Mengasingkan di antara botol arak kaca dan tin arak.

 d)     Menggunakan jentera berat seperti traktor untuk memecahkan botol kaca 

      dan tin arak.

 e)      Memakai penutup hidung seperti mask untuk mengelakkan dari terhidu

      bau arak yang kuat dan meloyakan.

 f)       Menggunakan penyapu besi dan penyedok untuk mengutip sisa-sisa kaca

     yang terkeluar dari kawasan kain yang dibentang ketika sedang

     dipecahkan.
 

g)      Setelah dipecahkan kesemua tin arak tersebut, jadi hendaklah dikumpulkan

      di suatu tempat untuk dibawa oleh lori penjual tin untuk dilupuskan

      dan diguna semula.
 

2.5 MEMBUAT RONDAAN DI  LAUT

 2.5.1 Pengenalan Rondaan adalah suatu aktiviti bagi memeriksa dan memantau kawasan yang  ditetapakn kepada pihak yang tertentu. Aktiviti ini dijalankan bagi membanteras kegiatan yang melanggar undang-undang negara supaya kadar jenayah dapat dikurangkan. Rondaan ini juga memerlukan pemerhatian dan penelitian yang cekap supaya dapat mengesan aktiviti haram yang dijalankan di perairan terutamanya. Oleh itu unit marin ditubuhkan untuk menggalas tanggungjawab bagi membuat rondaan sekitar kawasan perairan yang telah ditetapkan.

                                   

                                                                

                           Rajah 7

   

                                                         

                        

                          Rajah 8

 2.5.2 Proses kerja

 a)      Berkumpul di hadapan pejabat kastam penguatkuasaan pada jam 8.30 pagi

      untuk mendengar beberapa taklimat ringkas yang disampaikan oleh pegawai

      kanan kastam.

 b)      Selepas itu bergerak ke jeti untuk menaiki bot laju.

 c)      Pegawai kastam memeriksa keadaan bot sebelum membenarkan yang 

      lain naik ke bot.

 d)     Memakai jaket keselamatan bagi mengelakkan dari berlaku apa-apa 

      kemalangan yang tidak diingini.
 

e)      Bergerak pergi ke kawasan yang telah dikenal pasti untuk membuat rondaan.

f)       Mencatat segala maklumat yang dapat ketika membuat rondaan.

 g)      Bertanyakan kepada pegawai kastam tentang apa yang dilakukan 

      apabila membuat serbuan dan tentang ciri-ciri bot laju yang 

      digunakan untuk membuat rondaan.