Laporan Teknikal 4

LAPORAN TEKNIKAL

BAB 4 : UNIT PERNGURUSAN SUMBER MANUSIA

 4.1 FOTOKOPI DOKUMEN

 4.1.1 Pengenalan

            Fotokopi  adalah membuat sesuatu melalui proses cetak dengan tujuan agar menghasilkan bentuk yang sama dalam jumlah yang banyak. Ia juga bermaksud proses yang digunakan untuk membuat salinan bagi bahan-bahan yang bertulis atau bercetak. Ia perlu digunakan dengan menggunakan mesin fotokopi untuk menghasilkan salinan yang dikehendaki. Mesin fotokopi membuat salinan tersebut dengan menggunakan cahaya, panas dan bahan kimia atau muatan listrikstatis. Ia dapat membuat salinan dengan pantas dan mudah tanpa perlu menaip semula dokumen yang sedia ada.

  
Rajah 1 : Mesin Fotokopi

 4.1.2 Proses Kerja

a)      Menerima dokumen yang sedia ada ataupun yang ingin dicetak.

 b)      Menghidupakn mesin dengan membuka suis utama dan menekan butang ‘ON’ pada mesin fotokopi.

 c)      Memastikan kertas dalam jumlah yang cukup untuk membuat salinan yang diperlukan.

 d)     Membuka ‘scanner’ dan meletakkan dokumen yang ingin dicetak di ‘scanner’.

 e)      Menekan butang kuantiti iaitu jumlah salinan yang dikehendaki sebelum memulakan proses fotokopi.

 f)       Selepas itu. Butang ‘start’ ditekan  untuk memulakan proses fotokopi dan perlu menunggu sebentar untuk mengambil salinan yang dikehendaki.

 g)      Setelah kesemua dokumen siap dicetak, simpan semula dokumen asal di dalam fail agar tidak hilang atau tercicir.

 h)      Menutup suis mesin fotokopi dengan menekan butang ‘OFF’  untuk menjaga ketahanan mesin dan menjimatkan penggunaan tenaga elektrik.

 4.2 FAKS SURAT KE JABATAN ATAU SYARIKAT

 4.2.1 Pengenalan

             Faks atau nama penuhnya faksimili (daripada bahasa Latinfac simile, iaitu "membuat salinan") ialah teknologi komunikasi yang digunakan untuk memindahkan salinan (fak simili) dokumen, khususnya menggunakan mesin faks yang disambungkan dengan rangkaian telefon. Kelebihan faks adalah lebih pantas dari perkhidmatan pos untuk mengirim dokumen penting melalui jarak jauh dengan serta - merta. Manakala kelemahannya dari segi mutu salinan yang kurang memuaskan telah  menyebabkan mesin faks diketepikan dengan pengguna E-mail sebagai kaedah pemindahan dokumen yang baru.

Rajah 2 : Mesin Faks

4.2.2 Proses Kerja

a)      Membuat surat pengantar untuk memastikan kepada siapa dan kemana dokumen ini akan dikirim dan memastikan nombor fax adalah betul.

 b)      Memasukkan dokumen secara  face down /tulisan dihadapkan ke belakang.

 c)      Masukkan nombor fax yang telah diberi ke dalam mesin faks untuk mengirimkan dokumen tersebut.

 d)     Mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca kod kawasan pada dokumen tersebut.

 e)      Apabila terdengar nada faks / beef panjang, tekan butang ‘start’ memulakan proses faks.
 

f)       Selepas itu, tunggu sebentar sehingga dokumen telah berjaya dikirimkan kepada penerima faks.

 4.3 MEREKOD CEK / MEL

 Cek ialah dokumen perintah bertulis oleh penyimpan akaun semasa kepada pihak bank dan mengarahkannya untuk membuat bayaran sejumlah wang tertentu pada tarik tertentu kepada penerima atau pembawa cek apabila dituntut. Apabila cek dikeluarkan kepada penerima bayaran, keratan cek disimpan oleh peniaga sebagai bukti bahawa bayaran telah dibuat. Cek yang telah diterima akan direkodkan di dalam buku daftar cek / mel untuk semakan audit yang bertanggungjawab.

 Rajah 3 : Buku cek / mel dan contoh cek

 6.3.1 Proses Kerja

a)      Menerima cek / mel daripada agen atau wakil agen yang berkenaan.
 

b)      Menyemak status cek / mel untuk memastikan cek tersebut adalah benar dan tidak dipalsukan.

 c)      Menyusun cek / mel mengikut tarikh terima yang telah ditulis pada cek / mel tersebut.

 d)     Menulis maklumat cek / mel di dalam buku daftar cek / mel untuk tujuan semakan.

 e)      Nombor rujukan, nama bank, perkara, tarikh cek / mel dikeluarkan dan jumlah wang dalam cek adalah maklumat yang sangat penting untuk direkodkan di dalam buku daftar cek / mel.

 f)       Selepas itu meminta Penguasa Kastam yang berkenaan untuk menyemak cek / mel yang telah direkod dan mengecop pada buku daftar tersebut sebagai tanda pengesahan.

g)      Menyimpan semula buku daftar cek / mel supaya mudah di cari oleh pegawai kastam yang lain untuk tujuan merekod.

  4.4  MEMBERIKAN STOK ALAT TULIS DAN PERALATAN PEJABAT  KEPADA ANGGOTA YANG MEMERLUKAN DAN MENYEMAK BAKI STOK ALAT TULIS YANG MASIH ADA. 

4.4.1 Pengenalan

            Pihak pentadbiran perlu memastikan anggota lain, penyelia atau pengurus mendapat peralatan pejabat seperti alat tulis, buku tebal, kertas A4 dan sebagainya untuk kegunaan ketika waktu bekerja. Sebelum anggota lain ingin meminta peralatan pejabat yang diinginkan mereka perlu mengisi borang dan menyenaraikan jumlah peralatan pejabat yang dikehendaki. Di samping itu, pihak pentadbiran perlu menyemak jumlah baki stok alat tulis yang masih ada untuk mengelakkan kekeliruan dan ianya juga bermanfaat untuk rujukan di masa akan datang.

Rajah 4  : Borang permohonan peralatan pejabat dan alatan pejabat

 4.4.2 Proses Kerja

a)      Anggota kastam haruslah mengisi borang peralatan pejabat terlebih dahulu sebelum mendapatkan jumlah peralatan pejabat yang mereka kehendaki.

 b)      Setelah itu borang tersebut mesti diserahkan di pihak pentadbiran bagi mengenal pasti jenis dan jumlah peralatan pejabat yang diinginkan.

 c)      Sebelum menyerahkan peralatan pejabat tersebut pihak pentadbiran perlu memastikan jumlah stok peralatan pejabat yang ada di dalam bilik masih cukup untuk digunakan di masa hadapan.

 d)     Jumlah peralatan pejabat yang akan diberikan bergantung kepada keperluan semasa anggota / penyelia dan pengurus.

 e)      Pihak pentadbiran perlu merekodkan stok alat tulis yang akan keluar ataupun yang diagihkan.

 f)       Apabila sudah menyediakn jumlah peralatan pejabat yang diminta pihak pentadbiran perlu mendapatkan tandatangan daripada Penguasa Kastam untuk mengesahkan peralatan tersebut  akan diagihkan.

 g)      Menyemak semula baki stok peralatan pejabat terkini dan meminta tandatangan pengurus sebagai pengesahan stok peralatan pejabat keluar dan masuk adalah sama.

     4.5 MENGHANTAR SURAT MELALUI PERKHIDMATAN POS LAJU

 4.5.1 Pengenalan

            Surat yang ingin dihantar hendaklah diserahkan kepada pihak pentadbiran untuk dihantar melalui perkhidmatan pos laju. Surat tersebut mestilah ditaip terlebih dahulu dan diletakkan di dalam sampul sebelum diserahkan kepada pihak pentadbiran. Wakil  pentadbiran akan memungut kesemua surat yang ingin dihantar dan merekodkan jumlah surat yang akan diposkan. Dengan cara ini maka surat tersebut akan segera dapat dihantar dan dapat kepada penerima surat tersebut.

Rajah 5 : Buku despatch pentadbiran

 4.5.2 Proses Kerja

a)      Anggota kastam perlulah menaip dahulu surat tersebut sebelum hendak diposkan.

 b)      Setelah siap ditaip maka perlulah dicetak sekurang-kurangnya dua salinan bagi kegunaan pejabat kastam dan untuk diposkan.

 c)      Meminta tandatangan daripada pengurus sebagai pengesahan surat itu adalah surat rasmi yang akan diposkan.

 d)     Selepas itu, surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan.

 e)      Pegawai kastam hendaklah merekod maklumat surat yang hendak diposkan di dalam despatch pentadbiran untuk semakan pejabat.

 f)       Merekod data penerima dan pengirim surat di helaian slip pos laju dan tandatangan kerani pentadbiran.
 

g)      Meletakkan surat yang telah dimasukkan di dalam sampul di atas meja kerani pentadbiran dan bersedia untuk dibawa ke pejabat pos untuk diposkan.